JAKARTA — Cara sebuah kantor hukum menerima klien, memeriksa benturan kepentingan, menyimpan uang klien, mencatat jam kerja, mengamankan data, hingga menggunakan kecerdasan buatan kini mendapat panduan khusus dari Perhimpunan Advokat Indonesia atau PERADI.
Dewan Pimpinan Nasional PERADI menerbitkan Panduan Standar Operasional Prosedur Kantor Hukum, sebuah model tata kelola yang terutama ditujukan bagi kantor hukum dengan jumlah fee earner sampai dengan 10 orang. Panduan itu mencakup praktik litigasi maupun nonlitigasi dengan tiga bidang utama: operasional, keuangan, dan teknologi informasi.
Ketua Umum DPN PERADI Ahmad Fikri Assegaf mengatakan panduan tersebut berangkat dari kenyataan bahwa banyak advokat menjalankan praktik melalui kantor hukum berskala relatif kecil, tetapi menghadapi risiko pengelolaan yang semakin kompleks.
“Kantor hukum yang tidak besar sekalipun sekarang harus berhadapan dengan persoalan pengelolaan dana klien, benturan kepentingan, pelindungan data pribadi, keamanan siber, sampai penggunaan kecerdasan buatan. Kami ingin memberikan rujukan yang praktis agar advokat dapat membangun kantor hukum yang tertib, profesional, dan tetap menjaga kepentingan klien,” kata Fikri.
Panduan yang diterbitkan oleh PERADI memang menyebut kantor hukum kecil dan menengah memiliki peran besar dalam mendampingi masyarakat dan pelaku usaha, tetapi pada saat yang sama menghadapi tantangan mulai dari keterbatasan sumber daya manusia, pengendalian mutu, anti-pencucian uang, perlindungan data, keamanan siber, hingga penggunaan AI secara bertanggung jawab.
Bukan Aturan yang Otomatis Mengikat
PERADI tidak menjadikan panduan tersebut sebagai peraturan yang otomatis berlaku bagi seluruh anggotanya. Panduan tersebut ditempatkan sebagai soft standard. Artinya, masing-masing kantor hukum dapat mengadopsi dan menyesuaikannya dengan ukuran organisasi, model bisnis, dan bidang praktik. Panduan baru mengikat secara internal setelah disahkan oleh Managing Partner atau organ setara di kantor hukum yang bersangkutan.
Fikri mengatakan pendekatan tersebut sengaja dipilih karena karakter kantor hukum tidak seragam.
“Kami tidak ingin menyeragamkan seluruh kantor hukum. Firma dengan tiga advokat tentu berbeda kebutuhannya dengan firma yang jauh lebih besar. Karena itu sifatnya adalah soft standard. Yang penting prinsip-prinsip dasarnya terjaga: pekerjaan dapat dipertanggungjawabkan, kepentingan klien terlindungi, dan praktik advokat tetap berjalan sesuai hukum dan kode etik,” ujarnya.
Panduan itu secara khusus menyasar kantor hukum dengan maksimal 10 fee earner, yang terdiri dari Partner, Associate, dan Trainee. Kantor hukum yang lebih besar tetap dapat menggunakannya sebagai referensi dengan penyesuaian terhadap kompleksitas organisasi masing-masing.
Klien Tak Bisa Langsung Diterima
Salah satu perubahan yang didorong panduan adalah kebiasaan mendokumentasikan proses sejak calon klien pertama kali menghubungi kantor hukum.
Alurnya dibuat berjenjang: permintaan jasa masuk, pemeriksaan benturan kepentingan, Customer Due Diligence atau CDD, penandatanganan engagement letter, pembukaan matter, pelaksanaan pekerjaan, pengendalian mutu, penagihan, hingga penutupan dan penyimpanan berkas.
Setiap permintaan jasa juga harus diperiksa dari kemungkinan konflik kepentingan. Penelusuran tidak hanya dilakukan terhadap calon klien dan pihak lawan, tetapi dapat mencakup pemegang saham, direksi dan komisaris, perusahaan induk atau anak perusahaan, penjamin, hingga pihak lain yang berkepentingan. Jika ditemukan konflik nyata, pekerjaan wajib ditolak dan informasi calon klien tetap harus dijaga kerahasiaannya.
Panduan juga memasukkan CDD dan ketentuan anti-pencucian uang. Identitas klien, beneficial owner, sumber dana, serta tujuan penugasan menjadi bagian dari pemeriksaan sebelum kantor hukum menjalankan pekerjaan.
Pengelolaan Keuangan Kantor Hukum
Pengelolaan keuangan mendapat tempat khusus dalam panduan tersebut. Panduan yang diterbikan oleh PERADI tersebut membedakan rekening operasional kantor dengan rekening yang menampung dana milik klien. Panduan juga mengatur pencatatan waktu atau timesheet, struktur fee, penagihan, piutang, disbursement, pengadaan, penggajian, perpajakan, serta laporan keuangan kantor.
Pemisahan itu bertujuan mencegah uang milik klien bercampur dengan dana operasional kantor. Prinsip lainnya ialah tidak membiarkan satu orang mengendalikan seluruh proses transaksi, dari mengusulkan pembayaran hingga mencatatnya.
Bagi PERADI, tata kelola semacam ini tidak dimaksudkan semata-mata untuk membuat kantor hukum bekerja seperti perusahaan.
Tujuan yang tercantum dalam panduan antara lain menjaga mutu pekerjaan, melindungi kerahasiaan dan kepentingan klien, mengurangi risiko kelalaian profesional, menjaga disiplin keuangan, serta mengamankan data dan sistem informasi kantor.
AI Menjadi Bagian dari Risiko Profesi
Panduan itu juga menunjukkan bagaimana praktik advokat berubah akibat teknologi. Satu bab secara khusus mengatur teknologi informasi, mulai dari manajemen akun, pengelolaan dokumen digital, pencadangan data, keamanan siber, kerja jarak jauh, penggunaan AI, perlindungan data pribadi, hingga penanganan insiden dan kebocoran data.
Sekretaris Jenderal DPN PERADI Emir Z. Pohan mengatakan perkembangan teknologi membuat tata kelola kantor hukum tidak lagi dapat dipisahkan dari kewajiban profesional advokat.
“Keamanan data sekarang bukan sekadar urusan orang IT. Di dalam perangkat dan sistem kantor hukum terdapat strategi perkara, komunikasi dengan klien, dokumen transaksi, dan berbagai informasi yang wajib dirahasiakan. Karena itu cara kita menggunakan teknologi juga merupakan bagian dari cara advokat menjaga kepercayaan klien,” kata Emir.
Hal yang sama berlaku terhadap penggunaan AI.
“AI bisa membantu advokat bekerja lebih cepat, tetapi teknologi tidak mengambil alih tanggung jawab profesional kita. Hasil dari AI tetap harus diperiksa. Advokat tidak boleh menyerahkan kepada klien atau pengadilan sebuah dokumen dengan rujukan hukum yang belum diverifikasi hanya karena rujukan itu dihasilkan oleh teknologi,” ujarnya.
Penggunaan AI tercantum sebagai salah satu bidang yang secara khusus diatur dalam SOP teknologi informasi. Panduan tersebut juga disusun dengan merujuk pada Pedoman Penggunaan Kecerdasan Buatan bagi Advokat yang telah ditetapkan DPN PERADI pada 6 Agustus 2026.
Dari Pedoman Menjadi Kebiasaan Kerja
Menurut Emir, tantangan berikutnya justru terletak pada penerapan.
“Panduan ini baru berguna kalau hidup dalam pekerjaan sehari-hari. Ketika calon klien datang, conflict check benar-benar dilakukan. Ketika dana klien diterima, pencatatannya jelas. Ketika ada tenggat perkara, ada sistem yang menjaganya. Jadi yang ingin dibangun bukan administrasi untuk administrasi, melainkan kebiasaan kerja yang mengurangi risiko bagi kantor hukum dan bagi klien,” katanya.
Panduan tersebut juga menyediakan tahapan bagi kantor hukum yang ingin mengadopsi panduan tersebut. Rapat Partner lebih dulu memutuskan adopsi, kemudian sebuah tim internal menyesuaikan ketentuan dengan kondisi kantor sebelum disahkan sebagai SOP internal dan disosialisasikan kepada seluruh personel. SOP tersebut selanjutnya ditinjau sedikitnya sekali setiap 12 bulan.
Panduan sepanjang 66 halaman itu juga dilengkapi sejumlah perangkat kerja, dari formulir client intake, pemeriksaan konflik, CDD, pembukaan matter, klaim penggantian biaya, persetujuan pengeluaran, hingga formulir serah-terima dokumen dan pernyataan kepatuhan.
DPN PERADI sendiri akan meninjau panduan tersebut secara berkala, sedikitnya sekali dalam dua tahun, atau lebih cepat apabila terjadi perubahan aturan maupun perkembangan praktik hukum yang material.
PERADI berharap, kualitas praktik tidak lagi hanya diukur dari isi gugatan, kontrak, atau pendapat hukum yang dihasilkan, tetapi juga dari bagaimana pekerjaan itu diterima, dicatat, diawasi, diamankan, dan dipertanggungjawabkan.
